はじめてのグループウェア導入

はじめてのグループウェア導入

いざグループウェアを導入する時に、「私の会社の社員では使いこなせないのではないか？」と悩まれる経営者またはご担当者のお声を耳にすることがあります。

しかし、ちょっとした工夫により、社内関係者や社員の理解と協力を得て、グループウェア導入を社内でスムーズに行う事ができます。以下、はじめてグループウェアを導入される時に考慮すべきポイントをご紹介します。

1. 導入の目的にあわせ社内ルールを決める

   グループウェアの機能を確認し、導入後どのように活用していくかイメージしましょう。外出時は必ずスケジュールを登録する、社内決裁にはワークフローを利用するなど、社内ルールを制定する事をお薦めします。
   そして、社員にグループウェアを使う利便性について、導入時に説明を行う必要があります。

2. 経営者および幹部へ協力をお願いする

   グループウェア導入の決裁者が経営者および幹部であれば問題ありませんが、そうではない場合は導入後の利点を伝えて理解を求めましょう。
   導入後も、社長および幹部、上司が率先してグループウェアを活用すれば、社内への導入がスムーズに行えます。

3. お試しサービスを活用する

   会社の風土に合うだろうか、社員がどのくらい使いこなせるだろうかなど、導入に不安を持つ事もあります。
   もしご検討のグループウェアでお試しのサービスをされているのであれば、積極的に利用しましょう。まずは機能に触れてみてご判断をされるのがよいと思います。そして、実際に使ってみて感じた不明な点や不安な点があれば、お問い合わせをしましょう。

4. サポートを積極的に利用する

   慣れてしまえばどうでもない操作でも、最初は戸惑う事があります。サポート・サービスを利用しましょう。
   サポート担当者としては、お客がご遠慮されてお問合せをする事が無いままサービスを解約される事が一番の悩みです。
   お問合せは積極的に利用しましょう。

5. 慣れるまでは、段階的に機能を使い始める

   いきなり初めから全ての機能を使う事を社員に強制すると、社員の方はグループウェアは使えないという判断を下す事になりかねません。
   「まずはスケジュールに自分の予定を登録しましょう。」など、導入当初は特定の機能から社員に利用を促すとよいでしょう。そして、社内に浸透したと思った頃を見計らって段階的に別の機能を薦めていけば、社員の負担も少なくなります。