グループウェア選びのポイント

グループウェアの導入にあたり、後悔のない導入を行う為に知っておくべき情報と確認しておくべきポイントをご紹介します。グループウェア導入のご参考にご覧ください。

グループウェアの種類

グループウェアの代表的なタイプは下記の3つです。

グループウェアのタイプ
ASP型	事業者が一括で管理・維持を行いますので、企業自体での難しい知識は要らず、全てお任せできるため、バージョンアップやサーバーの管理を行うといった手間が不要になるという便利さがあります。セキュリティ面やサポート面は、業者に委ねる形になります。
P2P型	個々のパソコンにグループウェアのパッケージソフトをインストールします。サーバの購入や運用・管理は必要ありませんが、グループウェアソフトは購入となるため、初期費用やライセンス費用が発生します。セキュリティや運用面で不安があります。
クライアント・サーバ型	サーバマシンを必要とする為、全て自社での運用となり、サーバ機器やグループウェアソフトの購入、サーバの運用・管理が必要です。システム構築と人件費など高コストになる傾向があるが、セキュリティと動作速度の面では優れています。

グループウェアを選ぶ時に確認するポイント

グループウェアを選ぶ時は、価格だけではなく下記の点もチェックするとよいでしょう。

導入目的を適える機能があるかどうかを確認しましょう！
求めている機能がグループウェアに備わっているかどうか事前にチェックしておく必要があります。例えば、外出先からノートPCや携帯電話での利用が多いと予想される様であれば、携帯電話での利用ができるか、社内だけではなく出先からも閲覧や登録が出来るかどうか確認しておくとよいでしょう。
使い勝手を確認しましょう！
パソコン操作に慣れていない社員も利用する場合、使い勝手について確認しておくと良いでしょう。
とは言っても契約して利用してみないと使い勝手が良いかどうか分かりません。もしお試し利用(無料期間)のサービスがある様であれば、まずは使って試してみて判断をしましょう。
運用管理をどうするかイメージしておきましょう！
クライアント・サーバ型のグループウェアは安全性が高いですが、システムがダウンしてしまったり停電などの事故が起こっても、必要な情報が安全に確保されるシステムを準備しなければなりません。また、データのバックアップや運用を行う専門知識を持ったシステム管理者が必要になります。
自社の規模やご予算に応じてグループウェアのタイプを検討されると良いでしょう。
サポート体制やバージョンアップのサービスも確認しましょう！
グループウェアの操作に困った時に、お問い合わせができるサービスや操作マニュアルがあるのかなどサポート体制を確認しておくとよいでしょう。
また、年数が経てばソフトは時代と合わなくなり使い勝手が悪くなります。バージョンアップの対応についても確認をしておくとよいでしょう。

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