ずいぶんと間が空いてしまいました。
木村です。
さて、今回社内で大規模な配置換えを行いました。
配置換えを行う事により部署間の連携をスムーズに行う事が
目的のようです。
今回自分は配置換えの対象部署では無いのですが自席の整理を
している方を見て自分も整理整頓してみたり。
まだ入社して間もないので書類が山のようにあるわけでは無く
どちらかというとPCの内部、メールの整理がうまく行かず
必要なメールにたどり着けないという事が過去に多々あったので、
今回はメール整理術を紹介しようかと思います。
現在の木村のメール環境はOutlook2003を使用しており、メールBOXを
7daysからの質問メール、毎日来るログチェックのメールや、
頻繁に受取る社内の人間からのメールを名前毎に作成して仕分けルールを設定し、
運用しているのですが、フォルダが複数あるせいか対応しなければいけないメールも
複数のフォルダに別れてしまい把握が難しい状況でした。
その時に、メール受信箱を空にする方法でメールを管理する。という記事を読みました。
それはメールBOXを３個作成しそれぞれに、「Action（アクション）フォルダ」
「Archive（アーカイブ）フォルダ」「Hold（保留）フォルダ」を作成し運用する
ということでした。それぞれの運用方法は
・Action（アクション）フォルダ
このフォルダには何らかの返信が必要なメールを入れます。
7days仕様ユーザーからの質問や社内の人間との連絡メールなど自分が編集しなければいけない
メールは未読状態で置いておけば後何通のメールに返信しなければならないか一目で確認できる。
・Archive（アーカイブ）フォルダ
このフォルダには将来参照したくなるだろうと思われる情報を含んだメールは全てこのフォルダに入れます。
対応が終了したメール、読んだメール等だ。参照したくなるメールを一つのフォルダに集めることにより
検索をした場合の目的の情報にたどり着ける速さがかなり違います。
・Hold（保留）フォルダ
数日以内に利用する必要のある重要なメールをこのフォルダに入れる。
ユーザーの返事待ちのメールや、○○の件について○○日に再確認させてなど同僚からの
メッセージなど。
このフォルダはあくまで一時待避所として使用する為、ユーザーからの返事が来たりして
必要が無くなった場合はアーカイブフォルダかメールを削除する。
上記３つのフォルダを作成したら受信箱に入っているメールを日付が古いものから
下の条件に合わせてメールを振り分けていきます。
・返信またはアクションが必要なメッセージで、それが1分でできるなら、その場で済ませてメッセージはArchiveフォルダへ
・1分で終わらないアクションが必要なメッセージは、Actionフォルダへ
・数日中にフォローが必要な情報・約束を含むメッセージは、Holdフォルダへ
・いずれ参考にする可能性のある示唆に富んだメッセージは、Archiveフォルダへ
・利用価値ゼロのメッセージは削除
これで受信箱は綺麗に空になったはずです。しかしこの状態を保つには１日に数回上記のプロセスを
繰り返さなければならない。これを行えるかがこの整理術の重要な部分のようだ。
そして受信箱で読んだ全てのメッセージに対してすぐにフォルダに振り分け常に受信箱は空でなければならない。
そうしなければ次々にやってくるメールに対処できなくなりまた受信箱にメールが溜まり元の状態に
戻ってしまう危険がある。
また、アクションフォルダと保留ホルダはまめにチェックし作業が完了したものをアーカイブフォルダに移動するのも重要である。作業が完了したかの確認をする為にメールは未読状態でアクションフォルダと保留フォルダに入れればいい。そうすれば対応していないメールの件数が一目でわかります。
最後に、このメール方法は誰にでも当てはまるというわけではありません。
自分も上の３つのフォルダ以外に毎日来るサーバのログを収納するフォルダを作ったりしていますが
作成した３つのフォルダの使用方法は変わりません。
必要なメールを毎回探し出すのに時間がかかる！と思っている方は試してみてはいかがでしょうか。
【参照サイト】
http://www.itmedia.co.jp/bizid/articles/0607/27/news037.html