株式会社プリシラ様の7days導入事例

----7days導入のきっかけ

7daysを導入する以前からあるシステムを利用していますが、そのシステムにスケジュールの予定を登録しても、社員が閲覧しに行くという習慣がなかなか定着しない状況でした。やはり、会社には能動的に行動するタイプだけでなく、受動的なタイプの社員がいると思います。7daysのホーム画面は、否応なしに掲示板や仕事依頼の登録が目に入りクリックをしたくなる衝動にかられます。これなら受動的なタイプの社員でも利用を行うのではないかと思いました。

また、全員で使い、社内を見渡す事ができる7daysだから、誰がスケジュールの予定や日報の登録を怠っているか一目瞭然。例えば在籍表示がチェックされていなければ、他の社員から指摘がはいるので、操作をしなければならないという方向へ社員をコントロールしていく事が出来ると考えました。

役員の立場から考えれば、7daysは管理を行うツールだという思いがありますが、若い社員の能力を引き出す為にはある程度の自由な空気も社内に必要だと考えています。そこで、社内のルールを7daysに集結させ、「7daysだけはしっかり登録しなさい。」と社員に伝えています。

----7days導入後の効果

一番よく利用しているのはスケジュール機能で、本社から離れた物流センターの状況など、いつ誰が何をしているかが分かる事は、とても重要です。簡単な事ではあるけれど、なかなか出来ない事なので、導入の意味が大きかったと思っています。

導入後、まず商談のブッキングは絶対にない事、そして役員の今日の予定を見ながら、社員は別の予定を入れたりできる様になりました。
スケジュール管理に商談の予定をいれたら、7daysはリアルタイムで社員に情報が伝わります。仕事もリアルタイムで予定が変更になったりするものですが、7daysは変更した内容が常に相手に伝わる事が良いと思います。

その他、スケジュール機能に備わっている在籍表示や、掲示板、社内の商談などで場所のブッキングを防ぐ為に施設予約を利用しています。あと、以前は社員の呼び出し等はメールを使っていましたが、最近は1日の中で7daysを開く事が多くなっていますので、伝言メモを使う事を社内で統一させています。

----導入にあたっての工夫

導入当初は、どの社員のスケジュール予定も空白だらけでしたが、これをどうしたら社員が埋めていくようになるのか考えていきました。 そこで、今度は日報を社員に書くように指示しました。新たに日報を書く事が社員に課せられた訳です。
しかし、日報をいちいち書かなくても、スケジュール機能に今日の予定をしっかり登録していれば、自動的に日報に項目として反映されるので手間がかからないという事を伝えると、スケジュール予定の空白が埋まり始めました。

まずは第一段階として、「今日やるべき事」を社員が登録を行うようになりました。今後は仕事管理をプロジェクト管理と連携させ、社内でどのように運営していくかを検討しています。