敦賀市役所（秘書課）様の7days導入事例

----7days導入のきっかけ

秘書課では業務の一つとして市長と副市長2名のスケジュール管理をしています。当時は秘書課メンバーがそれぞれ別々にこの三役のスケジュールをExcelやWordに入力し、最終的にそれらの複数で作られたスケジュールをつき合わせて完成させる、という地道な作業をしていました。

日々市政のために活動的に動き回る3役のスケジュールの変動は非常に頻繁で、数日出張に出た後などは、デスクに大量のスケジュール登録依頼がたまっており、その登録に1日を費やしたり、残業をしたりということが多々ありました。また、その状態では、どれが最新データかもわからず、スムーズな調整ができずに困っていました。

そのような状況の中、業務効率化を図るために、行政でも使用されている実績のある「グループウェア 7days」の導入を決定しました。

----7days導入後の効果

まず一番大きな効果は、情報の共有が容易に行え、スケジュール表も自動作成できるようになったことで、作業時間を大幅に短縮できたことです。スケジュール登録による残業もほとんどなくなりました。また、常に最新のスケジュールを秘書課全員で共有できるようになったため、お客様からのお問合せにもスムーズな対応が出来るようになりました。

また、携帯電話からでも7daysにログインできるため、いつでもどこでも確認・登録ができるようになりました。これは外出の多い市長や副市長にとっては大変便利です。携帯電話は画面が小さいためパソコンに比べ見にくいという難点もありますが、日々多忙な中、最新のスケジュールを常にどこにいても確認できるという、Outlookなどでは出来ない7daysのASPならではのサービスに満足しています。