社員のことをよく知る機能-活用例

社員の事を知らずに指導や評価ができますか？

●●さんのユーザ情報 TOEIC 720点。ポジティブ思考。3年後に店長を目指している･･･

社員の特性を見極め、それぞれに本当に相応しい適所を見出す事が組織の力を強くします。

人を育てる為には、その社員が五年後、十年後の将来、どうなりたいと思っているかを理解してコミュニケーションをとる必要があります。

社長機能は、社員の事はこれを見れば分かるという具合に、まるで社員データベースの様な高機能をグループウェアで実現しました。

ユーザ情報で、社員が閲覧・編集できる「連絡先」「スキル」などの基本情報に加え、経営者しか閲覧・編集できない「職歴」「学歴」「記念日」「交友録」の画面を設けております。(「職歴」「学歴」など一部、社内の人事担当者も閲覧・編集ができます。)

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社員の特性を知り、社員ひとり一人に合わせた指導が大切です。

経営者は、「社員のことをよく知る」機能で、社員ひとり一人のスキル、職歴、個性、家族構成などをひと目で確認する事ができます。社員とのコミュニケーションを円滑に行う為に活用する事ができます。

ユーザ名簿の機能紹介

「個人」-パーソナルサマリー

ユーザ情報-「個人」の画面

社員が入力した内容に対して、家族の情報を入力できる欄を設けています。

その社員に関するキーワードとして覚えておかなければならない事を、ちょっとした会話などから記憶しておく為のメモとして利用できます。

「スキル」-スキルサマリー

ユーザ情報-「スキル」の画面

社員が入力した「資格」・「特技」一覧に対して、社長が入力できるメモ欄を設けています。今後、社員に取得をして欲しいと考える資格を記したり、社員の特性を記したりする事ができます。組織編制の際、「この社員にこれを任せよう。」など適材適所を図る為の判断材料にもなります。

「職歴」-職歴サマリー

ユーザ情報-「職歴」の画面

社内の人事担当者が入力した「職歴」一覧に対して、経営者が入力できるメモ欄を設けています。
その社員がこれまでどの様なキャリアの中で、その様な努力をしてきたかを記す事ができます。経緯を知る事により、社員の進むべき方向が見えます。

「学歴」-学歴サマリー

ユーザ情報-「学歴」の画面

社内の人事担当者が入力した「学歴」一覧に対して、経営者が入力できるメモ欄を設けています。
社員の学歴を知り、その社員の潜在能力について記す事ができます。その社員が進むべき道を考える材料となります。

「記念日」

ユーザ情報-「記念日」の画面

社員の「入社日」「誕生日」「結婚記念日」などを入力します。設定により経営者のスケジュールには社員の誕生日を表示する事ができます。そのタイミングに合わせて、社員にコミュニケーションをとるきっかけとして活用できます。

「交友録」

ユーザ情報-「交友録」の画面

人事考課面談の中身を記録したり、社員に対して「褒めた」「叱った」などのコミュニケーション履歴として記録する事ができます。社員に対して、あの時に怒ったのか、それとも褒めたのか、やる気が下がったままで放置していないかなど、交友録を見れば確認ができます。

誕生日には社員にハガキを送る「記念日」

インターネット社会では、Eメールでの祝福はあまりにも日常すぎて感動がありません。
そこで社員に手書きのハガキを送るのはいかがでしょうか。社員にとっては社長から戴く手書きのハガキは意外性に満ち、感動が大きいものです。
郵便ですと大抵は社員よりも先に家族が手に取る事が多いと思います。社長がその社員を大事に思っている気持ちを、少しでも家族の方に感じてもらえる。そんな効果があるかもしれません。
また、郵便ではなく給与明細の封筒にメッセージを添えるのもひとつの方法です。

スケジュール表　社長のスケジュールに、社員の「誕生日」「入社日」など、「記念日」で登録した項目が表示します。

社長のスケジュール表

社員のやる気を管理できる「交友録」

交友録は、「食事に連れて行ってテンションを上げて、夢を語った。」、「注意して、最後には頑張れと目標を持たせた。」などを書き込む事によって、社員に対してあの時は怒ったのか、それとも褒めたのか、社員のやる気管理が行えます。
多くの社員を抱えていると、誰にどこまでフォローしたかを記憶するのは大変な事ですが、交友録を見れば「この社員にここまでは指導したが、そろそろ次のフォローしないといけないな。」などがひと目で分かります。