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グループ管理(管理者専用編)

管理者権限を持っている方のみ作業が可能です。
※管理者とは「Administratorグループ」に属するユーザのことを指します。

機能説明

グループ管理へのアクセス方法

１．7daysにアクセス後、画面右上にある［管理者専用］を押します。

２．機能の一覧画面にて［グループ管理］を押すことでグループ管理画面に移動できます。

グループ管理画面

１．グループ管理画面にアクセスするとグループの一覧が表示されます。

①　グループを追加する：新規にグループを追加する時に使用します。追加方法は［グループを追加する］を参照してください。

②　グループを再構築する：作成したグループがスケジュール等で表示されない時に使用します。［グループを再構築する］を押した後に表示されるボタン［グループを再構築する］を押すことで、グループの再構築が行なわれます。

③　CSVデータで更新する：大量のグループの追加・削除を行うときにCSVファイルを使用して一度に修正を行う事ができます。操作方法は［CSVデータで追加・編集する］を参照してください。

④　グループ区分を設定する：グループ作成時に使用する「部」「課」「係」などの区分を作成する事ができます。操作方法は［グループ区分を設定する］を参照してください。

⑤　グループ名：作成されたグループ名の一覧が表示されます。グループ名が青く表示されているのはそのグループに子グループが作成されている為です。青いグループを押すことで子グループが表示されます。また、Administratorと表示されているグループは管理者グループとなります。このグループに所属しているユーザが［管理者専用］機能を使用する事が出来ます。

⑥　区分：グループを作成した時に設定した「部」「課」「係」などの区分が表示されます。

⑦　グループコード：会社にて使用しているグループコードがあれば入力してください。

⑧　編集する：既に作成されているグループ情報の変更が行えます。操作方法は［グループの編集］を参照してください。

⑨　削除する：グループの削除を行います。削除するグループのみに所属するユーザがいた場合、グループを削除すると全ての機能が使用できなくなりますのでご注意ください。

⑩　ユーザ追加：作成したグループにユーザを所属させることが出来ます。操作方法は［グループにユーザを追加する］を参照してください。

⑪　親グループの表示順を設定する：親グループの表示順を並べ替える事が出来ます。操作方法は［親グループの表示順を更新する］

⑫　子グループの表示順を設定する：子グループに設定されているグループでの表示順を並べ替えることが出来ます。操作方法は［子グループの表示順を更新する］

⑬　マトリクス図式でグループ毎のユーザ所属状況をダウンロードする：ユーザが所属しているグループの状況を一覧で確認する事が出来ます。確認方法は［グループ毎のユーザ所属状況を確認する］

新規にグループを追加する

１．グループ管理画面にて［グループを追加する］を押します。

２．グループ登録画面にて各設定を行います。

①　グループ名：作成するグループの名称を入力します。

②　グループ区分：作成するグループ名がどの区分に当てはまるか選択します。グループ区分の作成は［グループ区分を設定する］を参照してください。

③　親グループ：作成するグループをどの親グループに所属させるか選択をします。親グループを作成する場合は［親グループなし］を選択してください。

④　サービスカテゴリの作成：グループ作成時に、チェックした機能にてグループ名が入力されたカテゴリの作成が行えます。

●掲示板：作成したグループ名のカテゴリが作成されます

• ※作成されるのはカテゴリと閲覧権限のみです。登録権限を付与したい場合は［掲示板のアクセス権の変更］を参照してください。

●ファイルライブラリ：作成したグループ名のカテゴリが作成されます

• ※作成した時点では作成したグループのみ登録・閲覧が行なえる状態となっています。

●電子会議室：作成したグループ名のカテゴリが作成されます

• ※作成した時点では作成したグループのみ閲覧が行なえる状態となっています。作成後、権限の変更を行いたい場合は［電子会議室カテゴリの変更］ を参照してください。

●アドレス帳：作成したグループ名のカテゴリが作成されます

• ※作成した時点では作成したグループのみ閲覧が行なえる状態となっています。作成後、権限の変更を行いたい場合は［アドレス帳カテゴリのアクセス権設定］ を参照してください。

３．作成するグループで使用する機能を選択します。選択後［この内容を登録する］を押します。

⑤　サービスのアクセス権：作成するグループで使用する機能にチェックを入れます。チェックを入れた機能は作成時に直ぐに使用する事ができます。それ以外の機能は［管理者専用］［サービス管理］にて後から変更することも可能です。

• 全てのサービスにチェックを入れる/外す：機能一覧に表示されている機能全てにチェックを入れ使用出来るようにします。この場合、特定のグループ用に作成した機能にもアクセス出来るようになります。
• 全ての基本サービスのみにチェックを入れる/外す：サービスコピーで作成された機能を除いた基本的な機能のみ使用するようチェックを入れます。

４．確認画面が表示されますので［ＯＫ］を押します。

５．登録が完了するとグループ管理のトップページ戻ります。登録したグループが作成されていることを確認してください。

• ※登録したグループがスケジュール等に表示されない場合は［グループの再構築］を行なってください。

グループにユーザを追加する

■作成したグループに所属するユーザの設定を行ないます。

１．グループ管理のトップページにてユーザを追加するグループの［ユーザ追加］を押します。

２．ユーザ追加画面が表示されます。ユーザを未登録者の一覧より選択し［＜＜］を押すことでユーザはそのグループに所属した形になります。また管理者項目にユーザを設定することで管理者機能の一部を使用することが出来る様になります。逆に登録者の一覧から外す事でユーザをグループより除外することが出来ます。その場合はユーザを選択して［＞＞］を押すことで除外することができます。

グループ管理者とは

グループ管理者とはユーザ設定画面で「×××の管理者」設定されているユーザのことです。

管理者に設定されているグループにおいてユーザの管理が行なえる権限の事です。

自身が管理者のグループにユーザを追加したり、グループに所属するユーザの設定、そのグループが使用できる機能のアクセス権管理、グループに所属しているユーザが登録した予定の編集が行なえます。

３．特定のユーザを選択するのに検索機能を使用すると便利です。各設定を行ない、［検索］をクリックすることで条件に当てはまるユーザが未登録者の一覧に表示されます。

①　グループ：グループを選択して検索を行う事でグループに所属しているユーザの一覧が未登録者の項目に表示されます。

②　UserID・氏名・Email：プルダウンで「UserID・氏名・Email」を選択し、右のテキストボックスにUserIDや氏名の一部を入力して検索を行うと、条件に一致したユーザが未登録者の項目に表示されます。

③　検索条件を初期状態にする：検索条件をクリアする時に使用します。

４．検索の結果当てはまるユーザがいた場合は未登録者の項目に表示されます。

グループの編集（グループ名の変更・親グループの変更）

■作成したグループのグループ名等を編集する事が出来ます。グループに所属しているユーザの変更は[グループにユーザを追加する]を参照してください。

１．グループの編集を行う列にある[編集する]を押します。

２．グループ情報を編集する画面が表示されます。各項目を修正後、［更新］を押すことで変更が適用されます。

①　グループ名：作成したグループ名が表示されますので変更したいグループ名を入力します。

②　グループ区分：部、課、係等のグループ区分を設定します。

③　親グループ：作成したグループをどの親グループに所属させるかを選択します。親グループに所属させない場合は［親グループなし］を選択してください。

３．更新が完了すると自動的にグループ管理トップページに移動します。編集したグループが正しく表示されているか確認してください。

グループ削除

■不要になったグループの削除が行なえます。グループの削除を行いますと削除したグループのみにアクセス権を付与しているカテゴリ・フォルダにアクセスする事が出来なくなります。

また、削除グループのみに所属しているユーザがいる場合、そのユーザでは全ての機能が使用出来なくなりますのでご注意ください。（その場合は管理者にて、ユーザに新たしいグループを割り当ててください）

１．グループ管理画面にて削除したいグループの［削除する］を押します。

２．確認画面が表示されます。削除するグループ名に間違いが無ければ［削除］ボタンを押します。

３．確認画面が表示されますので、削除してよければ［ＯＫ］を押します。

４．グループの削除が完了しました。グループが削除されている事をご確認ください。

• ※削除したグループがスケジュール等に表示される場合は［グループの再構築］を行なってください。

グループの再構築

■この機能は、作成・削除したグループがスケジュール等の機能に反映されていない場合に使用します。

１．スケジュールトップ画面にて［グループを再構築する］を押します。

２．グループの再構築画面が表示されますので［グループを再構築する］を押します。

３．再構築が終了すると自動的にグループ管理トップページに戻ります。スケジュール等で反映されていなかったグループが反映されているか確認してください。

• ※再構築を行なっても反映されない場合は［サポート事務局］までお問合せください。

複数のグループをCSVデータで追加・編集する

■CSV形式のファイルをインポートすることで複数のグループを一度に追加・編集する事が出来ます。

１．グループ管理トップページより［CSVデータで更新する］を押します。

２．CSVデータによるグループ編集画面が表示されますので、［エクスポート］を押します。

３．ファイルのダウンロード画面が表示されますので［保存］を押します。

４．保存場所とファイル名を入力して［保存］を押すことで、現在のグループ状況がCSVで出力されます。

５．ダウンロード完了後［ファイルを開く］を押すとダウンロードしたCSVファイルを確認する事ができます。

６．ファイルを開くと現在の各グループの状態が表示されますので、既に作成されているグループの名称や、親グループの変更、グループの追加が行えます。

①　グループ識別コード：既に作成されているグループに割り振られるコードです。こちらは変更を行わないでください。新たにグループを作成する場合は「０」をグループ識別コードの項目に入力してください。

②　グループ名：作成済みのグループ名が表示されます。グループ名を変更する事もできます。新たにグループを作成する場合はグループ名を入力します。

③　グループ区分：グループに設定されている区分が表示されます。新たにグループを作成する場合はグループ区分を入力します。

④　グループコード：グループ作成時に設定していた場合表示されます。入力されているコードを編集する事も出来ます。

⑤　親グループの識別コード：作成されたグループがどの親グループに属しているか確認する事ができます。グループに親グループがある場合は、親グループの識別コードが表示されます。「０」は親グループなしの状態です。

７．上記設定変更後、上書き保存を行います。7days画面に戻りファイルをインポートする為［参照］を押します。

８．編集を行ったファイルを選択し［開く］を押します。

９．「編集したファイルを選択」にインポートするファイルのアドレスが入力されていることを確認して、［インポート］を押します。

１０．インポートが完了しました。編集したグループ、追加したグループが正しくインポートされているか確認してください。問題なければ［再構築］を押します。

１１．グループの再構築が完了すると自動的に、グループ管理画面トップページに戻ります。

グループ区分を設定する（部、グループ、係などの区分の作成）

■区分の項目で設定する、部・グループ・係などの区分を設定する事ができます。

１．グループ管理トップページにて［グループ区分を設定する］

２．グループ区分管理画面が表示されますので各種設定を行います。

①　グループ区分名：新規に区分を作成する時に使用します。テキストボックスに作成する区分名を入力して［この内容を登録する］を押すことで作成する事ができます。

②　編集する：既に作成済みの区分を変更する場合に使用します。編集するを押すと区分名が「グループ区分名」のテキストボックスに表示されます。そこで編集を行い、［この内容を登録する］を押すことで変更する事ができます。

③　削除する：作成した区分を削除する事が出来ます。［削除する］を押すと「グループ区分名」に「××を削除してよろしいですか？」と表示されます。削除する区分に間違いなければ、［この内容を削除する］を押すことで区分を削除する事が出来ます。

親グループの表示順を更新する

■親グループの一覧画面での表示順の変更が行えます。

１．グループ管理画面にて、「表示順」項目に表示されている数字を並べ替えしたい順に番号を設定します。数が小さい数字程上位に表示されます。

２．数字を入力後［表示順を更新する］を押すと番号の小さい順に並べ替えが行なわれます。

子グループの表示順を更新する

■親グループの下に作成された、子グループの表示順を並べ替えすることが出来ます。

１．子グループの表示順を変更するには、変更を行いたい子グループの［子グループの表示順を設定する］を押します。

２．親グループの下にいる子グループが一覧で表示されます。表示順に数字を並べ替えしたい順に番号を設定します。数が小さい数字程上位に表示されます。終了後［この内容を更新する］を押します。

３．変更完了後、自動的にグループ管理画面に戻ります。設定したグループ順になっているか確認してください。

グループ毎のユーザ所属状況を確認する

■各グループ毎に閲覧出来る掲示板のカテゴリリストをCSV形式を行い、確認する事ができます。

１．グループ管理画面にある［マトリクス図形式でグループ毎のユーザ所属状況をダウンロードする］を押します。

２．ファイルのダウンロード画面が表示されますので、［保存］を押します。

３．ファイルの保存場所を指定出来ますので、任意の保存場所を指定し［保存］を押します。

４．ファイルの保存が完了しました。［ファイルを開く］を押すとダウンロードしたファイルを開きます。

５．各ユーザ毎のグループの所属リストが表示されます。

■リストの見方

• ＡからＣ列には各ユーザの「名前」「カナ」「役職」が表示されます。
• Ｄ列から現在作成されているグループ名が表示されています。
• リストは行毎となっており、各グループの列で「●」が表示されているグループが現在ユーザが所属しているグループとなります。
• 「×」が表示されているグループにはユーザは所属していません。

• 例）上図の２行目「赤星兼博」は「関東支部」と「関東営業部」に「●」が表示されている為、赤星は「関東支部」と「関東営業部」に所属している事が分かります。