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ファイルライブラリ(機能操作編)

共有したい文書の保管管理ができます。
EXCELやWORDで作成した文書を登録することができ、ダウンロードができます。
用途や目的別にフォルダを作成し、階層ごとに整理できます。
また、探している文書をファイル名、 ファイルの登録者、ファイルの説明、ファイル日付で簡単に検索ができます。

機能説明

• 使い方と表示画面
• ファイルのアップロード
• 検索画面
• ファイルを使う（ダウンロード）するには
• 保存（アップロード）のファイルサイズについて

使い方と表示画面

ファイルライブラリは、資料や、データなどを保管し、閲覧できるようにする図書館です。特に、シート（各種申請用紙原紙）など保管したり、印刷をいつでもできるように保管しておくなどに便利です。

画面の説明は以下のようになります。

（１）新しい文書や資料を保管公開する場合に利用します。

（２）目的のファイルを探す場合に利用します。

（３）ファイルライブラリをツリー構造で表示しています。フォルダが順に表示され、系統化されています。これは、Windowsのような、フォルダ掲示方式にしています。

（４）ファイルが一覧で表示され、題目が左手に表示されます。しかも、表題をクリックすると、記録情報が表示されます。
このフォルダの新着の（NEW)マークがつきます。

（５）ダウンロード（利用・閲覧」をクリックすれば、情報がダウンロードできます。その横の×は、登録した本人であれば削除することができます。

（６）それぞれのファイルの詳細が表示されます。

ファイルのアップロード

ファイルを保存（アップロード）するには、ファイルライブラリ画面の「ファイルの登録」から行います。

（１）設置しようとしているファイル場所が表示されています。

（２）ファイルの題名を記入します。

（３）ファイルのある場所（あなたのパソコン内での保存場所）を参照より選択してください。

（４）このファイルを表示するメンバーを選択してください。全員に公開する場合は、「全グループ」にチェックすれば結構です。

あとは登録ボタンをおして、実際にアップされているか確認してください。

検索画面

(1)サブディレクトリ自体も検索をかけるときはチェックを入れてください。
(2)下記検索項目に対してAND検索、OR検索の設定を行います。
AND検索･･･下記の検索項目へ記入された検索条件全てに対し該当するものを検索します。
OR検索･･･検索項目に記入された検索条件１つに当てはまるものを検索します。
･「ファイル名」はファイル名での検索を行うときに使用します。
･「ファイルの説明」はファイルの説明に対して検索を行うときに使用します。
･「ファイル日付」はファイルを保存した日に対して検索を行うときに使用します。
･「登録者」は登録者で検索するときに使用します。

ファイルを使う（ダウンロード）するには

必要としますファイルのダウンロードボタンを押せば、あなたのパソコンにダウンロードします。
ダウンロードの際には、保存するかどうかの選択は、どちらでも選択ください

保存（アップロード）のファイルサイズについて

１つの書類に関しましては、Microsoftエクセル、ワードなどが一般的ですが、１つのデータサイズは、できる限り１M（１０００K)までにすることをお勧めします。
１Mを超えるファイル（例えばpowerpointやIllustratorなどの画像に関するものなど）を保存する場合、できる限り３Mまでにするようにしてください。
圧縮しても３Mを超えるファイルは、アップロードにもダウンロードにも時間を要し、その期間中、グループのユーザのトラフィックに影響を及ぼす可能性があり、迷惑を及ぼす恐れがあります。
また、各ご利用の皆様のファイルサーバーの容量（領域制限）があり、その容量を越えた場合、他のファイルが消滅したり、アップロードできなくなったりし、悪影響を与える可能性があります。
基本的には１Mを超えるデータの取り扱いにつきましては、ご利用の管理者のかたとご相談のうえ、できるだけ控えていただくようにお願いします。