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電子会議室(機能操作編)

電子会議室は、7daysにて、会議室にいなくとも、意見交換し、会議ができるシステムです。書き込みはそのまま電子データとして記録されるのでプロジェクトに途中参加する人も、過去の発言をさかのぼって読むことができるため、情報の共有が行えるというメリットがあります。

機能説明

• 画面の構成について
• 議題を登録する
• 登録した議題にコメントする
• 登録した議題やコメントを編集する
• 登録した議題やコメントを削除する
• 登録した議題を検索する
• 登録した議題をCSVで書き出す

• このマニュアルのPDF版をダウンロードできます

画面の構成について

電子会議を押すとトップ画面が表示されます。

①　議題を登録する：新しく議題を提案したい時に使用します。登録方法は議題を登録するを参照してください。

②　検索する：会議の検索画面では、件名・メッセージ・登録日・表示期間・登録者という観点から、より詳細に検索をかけることができます。
検索を終了する：テキストボックスに入力した内容をクリアします。

③　CSVデータをエクスポートする：登録されている議題と返信コメントをCSV形式にて出力が行えます。データのバックアップとして使用できます。

④　カテゴリ：特定のカテゴリ宛に登録されている議題を検索します。検索したカテゴリのグループに自身が属していない場合は何も表示されません。

⑤　検索：右のテキストボックスに入力した文字が議題の中にあるか検索します。検索結果は下に表示されます。

⑥　返信の非表示：リンクを押すことにより議題のコメントの表示、非表示を切り替えることが可能です。

⑦　システム設定：電子会議室の詳細な設定を行う事ができます。（この機能は管理者権限を持っているユーザのみ設定可能です。）詳細は電子会議室システム設定編をご参照ください。

⑧　登録されている議題の一覧が表示されます。未読の物は件名の横に赤字で表示されます。アイコンは投稿後システム設定にて指定した日数アイコンが表示されます。（日数の指定方法は、電子会議室システム設定編をご参照ください。）

議題を登録する

１．[議事を登録する]を押します。

２．登録画面が表示されますので各項目を設定して行きます。

①　カテゴリ：この議題を公開するカテゴリを選択します。選択をするとカテゴリに登録されているグループのみ公開されます。（カテゴリの設定方法は「電子会議室のシステム設定マニュアル」をご参照ください。）

②　表示するグループ：この議題を公開するグループを選択します。

• 全ユーザに公開する：電子会議室にアクセス出来る全員に公開します。
• グループを限定する：この議題を公開するグループを手動にて設定が行えます。

• ※カテゴリと表示するグループはどちらか一方のみ設定を行います。

③　件名：議題の件名を入力します。（必須項目です）

④　カラー：カラーを設定し議題を登録すると一覧表示の件名に設定した色が表示されます。

⑤　メッセージ：議題の詳細を記載します。URLは自動的にリンクされますがURLの終わりにはスペースを入れるか改行を行って下さい。

⑥　添付ファイル：議題の補足ファイルがありましたら添付ファイルを登録する事が可能です。

⑦　メール通知：カテゴリ、若しくは表示するグループにて選択したメンバーに対し、案内のメールを送信することができます。メール送信にチェックを入れれば自動案内送信されます。また、その案内メールの内容は、[送信内容表示]で見ることができます。

３．項目を入力後[この内容を確認する]を押します。

４．入力した項目の確認画面が表示されますので問題なければ[この内容を登録する]を押します。

５．登録が完了しました。自動的に電子会議室トップページへ移動しますので、一覧に登録した議題が表示されているのをご確認ください。

登録した議題にコメントする

１．電子会議室にアクセスしコメントを行いたい議題を押します。

２．議題の詳細が表示されますので、[返信する]を押すと返信フォームに移動しますのでコメントを記載します。

３．コメントを入力後[返信]を押すと登録完了です。トップページに自動的に戻りますので自身のコメントが登録されているのをご確認ください。

登録した議題やコメントを編集する

自身が登録した議題やコメントは編集を行う事ができます。

１．編集を行いたい議題を押します。

２．詳細画面の右下に[返信する][編集する][削除する]が表示されますので[編集する]を押します。 （自身が登録したコメントや議題には編集や削除が行えますが、それ以外は返信しか出来ません）

３．編集の詳細画面が表示されますので変更を行います。変更後よろしければ[この内容を確認する]を押してください。

４．内容を確認して頂き問題なければ[この内容を更新する]を押して変更を行ってください。

５．変更後自動的に電子会議室トップページへ戻りますので、自信が登録したコメント、議題を確認して頂き更新されているか確認してください。

登録した議題やコメントを編集する

自身が登録した議題やコメントを削除することができます。

注意！！　コメントを削除する場合、コメントの返信があるとそのツリー以下全て削除されますのでご注意ください。

１．削除を行いたい議題、コメントを選択します。

２．自身が登録した議題、コメントのみ[削除する]が表示されますので削除したいコメントの[削除する]を押します。

３．削除についての注意事項が表示されますのでご確認の上問題なければ[削除]を押してください。

４．削除が完了し電子会議室のトップページに戻りますので投稿した議題、コメントが削除されているのをご確認ください。（先ほど削除したコメントには、コメントの返信が無かったので登録したコメントのみ削除されました）

登録した議題を検索する

登録されている議題の中から自身が必要としている議題を検索することが可能です。
検索方法は電子会議室のトップページにあるテキストボックスにキーワードを入れ検索する方法と検索画面にて日付や投稿日付、投稿者より検索する方法があります。

電子会議室トップページより検索する

１．電子会議室トップページより検索を行いたいキーワードを入れ[この内容で検索]を押します。

２．入力したキーワードを件名と内容より検索を行いヒットする議題を下に表示します。

３．[検索を終了する]を押すと入力したキーワードが消去されます。

検索ページより検索する

検索ページより検索を行う事でより詳細な検索を行う事ができます。

１．電子会議室トップページより[検索する]を押します。

２．詳細な検索ページが表示されますので検索項目の指定を行い[この内容で検索する]を押します。

①　検索方法：下記検索項目に対してAND/OR 検索の設定を行います。

• AND検索：下記の検索項目へ記入された条件全てに該当するものを検索します。
• OR検索：検索項目に記入されたどれか１つに該当するものを検索します。

②　カテゴリ：指定したカテゴリ内で当てはまるものを検索します。

③　件名：件名に対して検索を行います。
　完全一致のみ：入力したキーワードに対して完全に一致するものを検索します。

④　メッセージ：メッセージに対して検索を行います。

⑤　投稿日付：議題が登録された日時で検索を行います。

⑥　投稿者：投稿したユーザに対して検索を行います。
完全一致のみ：投稿者名が完全に一致するユーザを検索します。

３．検索結果は件名とメッセージの一部が表示されますので該当の件名を押すと詳細が表示されます。

登録した議題をCSVで書き出す

登録した議題をCSVで書き出す事により内容のバックアップが行えます。

• ※書き出す事が出来る議題は自身が閲覧出来る議題のみです。

１．電子会議室トップページより[ＣＳＶデータをエクスポートする]を押します。

２．ファイルのダウンロード画面が表示されますので任意の場所に保存します。

３．任意の場所に保存したファイルを開くと登録した議題の登録日と内容、コメントの内容とコメント日時が表示されます。