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議事録(機能操作編)

会議やミーティングなど行った議事の内容を登録できます。

機能説明

• 議事録の登録
• 議事録を確認する
• スケジュールから議事録を登録する
• 議事録の設定について

• このマニュアルのPDF版をダウンロードできます

議事録の登録

① サイドメニューより［ 議事録 ］を押します。

② 画面に表示されている［ 議事録を登録する ］を押します。

議事の内容を登録いたします。

③ 件名：議事のタイトルを入力（必須）。

④ 場所：会議をした場所を記入。

⑤ 日時：会議を行った時間を入力。

⑥ 決定事項及び宿題：今回の会議で決定した事項を記入、及び次回以降行う事を入力。

⑦ 内容：会議の内容を入力。

⑧ 添付ファイル：必要に応じて作成した資料をアップロードする。

⑨ アップロードした資料のファイル名が表示される。

⑩ 社内参加者：会議に参加する社員を選択し、［ < 選択 ］を押しますと社員が対象ユーザーに追加されます。
※［ グループの選択 ］、［ 検索 ］で部署毎に表示が可能です。

⑪ 社外参加者：社外からの参加者が居れば入力。［ 追加する ］ボタンを押しますと複数人入力ができます。

⑫ 公開レベル：議事録を公開するレベルを選択します。

• 参加者のみ：⑩ の社内参加者で選択した方のみが読むことができます
• 全員：参加者に関係なく議事録にアクセスできる人が読むことができます
• 自由設定：議事録を公開する方を個別に設定できます。 公開したい部署又は社員名を選択し［ < 選択 ］を押しますと社員名が対象ユーザーの欄に移動いたします。対象ユーザーに選択されている方と社外参加者に議事録が公開されます。

⑬ 状態：［ 下書き中 ］を選択し登録を行うと、下書きとして保存され登録者以外公開されません。
議事録一覧表では登録者のみ件名の横に下書き中と表示されます。

［ 完了登録 ］を選択し、［ 入力内容を確認する ］を押すと設定した公開レベルに従い公開されます。

⑭ すべての項目を設定完了後、［ 入力内容を確認する ］をクリックする。

※注意

⑮ 入力された内容を確認します。

⑯ メールとオプションの確認。

［メールオプション］

• メールで通知しない：登録した内容を通知しません
• メールで参加者に通知する：社内参加者に登録されている方に通知いたします
• メールで表示対象ユーザーに通知する：公開レベルに設定されている方に通知いたします
• 登録内容をメールで受け取る：登録内容を登録者宛にメールで送信します

［その他のオプション］

• 現在までの未読・既読状態をクリアする：公開した議事録を、未読状態の状態に戻します

⑰ 入力した内容に問題なければ［ この内容を登録する ］をクリック。

⑱ 議事録の登録が完了いたしました。

⑲ 作成した議事録を確認したい場合は、［ 新規作成した議事録情報を見る ］を押しますと議事録が確認できます。

議事録を確認する

① デスクトップの議事録、もしくは議事録の一覧より確認する文書をクリックします。

※デスクトップの議事録からでも直接内容を確認することができます。

② 内容を確認します

③ 意見があれば［ コメント ］に入力し、［議事を確認済みにする］をクリックします。

［メール送信先設定］

• 送信しない：コメントを送信しません
• 登録者にコメントをメールする：入力したコメントを登録者に送信します
• この会議の参加者にコメントをメールする：社内参加者に設定されている方、全員にコメントをメールします

④ コメントを確認し、［ 議事を確認済みにする ］をクリック。

⑤ コメントの登録が完了しました。［ 議事の詳細へ戻る ］をクリックすると登録したコメントが確認できます。

⑥ 議事録の最下部に登録したコメントが表示されます。

⑦ 議事録一覧表には確認したチェックが表示されます。

スケジュールから議事録を登録する

① 先にスケジュールの登録を行います。スケジュールの登録方法は、
オンラインマニュアルのスケジュール管理の「予定の登録」項目をご覧ください。

② 登録したスケジュールをクリックします。

③ スケジュールの詳細が表示されますので［ 議事を登録する ］をクリック。

④ 議事録の記入を行い［ 入力内容を確認する ］をクリック
（議事録記入方法は「議事録の登録」をご覧ください）。

⑤ ［ この内容を登録する ］をクリックし議事を登録します。

⑥ 議事の登録が完了いたしました。

⑦ スケジュールより登録された議事録には アイコンが表示されます。

⑧ スケジュールの詳細には登録した議事録の確認や編集が行えます。

• 議事録を編集する：登録した議事録を編集する事ができます
• 議事録を見る：登録した議事録を確認することができます

議事録の設定について

議事録個人設定にて、ホームでの議事録の表示方法や検索フォームの表示の有無が設定できます。

① 議事録のトップ画面より、［ 議事録個人設定 ］を押します。

② 全般的な設定画面が表示されますので各項目を設定後［この内容を登録する］を押します。

③ ホームに表示される未読の議事録の表示方法を設定できます。

• 公開している議事全て：未読であり自分が閲覧出来る全ての議事録を表示
• 参加した会議の議事のみ：未読であり予定出席依頼で出席もしくは社内参加者に登録されている議事録が表示されます

④ 検索フォームの表示：議事録を検索する為の検索フォームの表示有無（※一覧画面でも切替が可能です）。