施設予約｜システム設定マニュアル | サポート

施設予約(システム設定編)

管理者権限を持っている方のみ作業が可能です。
※管理者とは「Administratorグループ」に属するユーザのことを指します。

機能説明

施設予約システム設定

基本情報の設定

施設予約「システム設定」の基本的な情報を設定するには、［施設予約］、［システム設定］を押してください。

① 対象表示名：表示する施設の名称を入力します（例：備品など）

※対象表示名を教室と入力すると項目名に「教室」と表示され、予約を行うリンクも［教室を予約する］と表示されます。

② 登録時間初期値：直接施設予約を行った場合、時間指定の欄に表示される時間。

③ カレンダー表示時間：施設予約を日表示にした時に表示される時間帯を変更できます。

④ カレンダー表示：表示形式を週か月表示にした時一番左に表示される曜日を設定できます。
下記の2種類から選択できます。

日曜日から表示
月曜日から表示

⑤ 初期表示タブ：施設予約にアクセスした時に最初に表示させる状態を下記から設定することができます。

最後に表示したタブ
週表示タブ
月表示タブ
日表示タブ

⑥ 日表示予定カラー：施設予約を行った予定を日表示にて確認した時、予約が入っている時間帯の色を、下記から設定する事ができます。

DARKGRAY：灰色
DODGERBLUE：青色
LIGHTGREEN：緑色
MEDIUMPURPLE：紫色
KHAKI：黄色
DARKORANGE：オレンジ色

⑦ 時間割管理：時間割を使用した施設管理が行えます。詳細は施設予約における時間割管理の方法をご参照ください。

⑧ 登録者・更新者を表示する：施設予約の詳細画面にて登録者と更新者名の表示、非表示が選択できます。

⑨ 登録内容の公開：登録した内容（件名・備考など）を登録者・管理者以外にも公開する。
公開しない設定を行った場合は登録者管理者以外には、使用終了時間と予約ありのみ表示されます。

⑩ 承認メールの送り元：承認が必要な施設の予約を行った時、申請した施設が承認されると予約者にメールが送信されます。そのメールの送信元の設定を行います。

承認者のメールアドレス（標準）
Alarm@7-days.jp (自動配信システムを利用しておりますので当メールへの返信によるご質問、お問い合わせにはお受けできません。)

⑪ 承認者の代理登録：許可すると承認グループのユーザーは一般ユーザーの代わりに代理で施設を予約する事ができます。
代理登録を行う場合は予約確認画面にて代理登録を行うユーザー名を選択して登録を行ってください。

登録が完了後詳細画面にて予約した内容を確認すると登録者は三水七子ですが代理で登録を行ったので、依頼者の赤星憲広と表示されます。

⑫予約目的フォーム項目：施設予約時に表示される目的のプルダウンの表示が編集できます。

追加方法は会議や来客の間に「|」（shift＋¥）で区切ることで項目の追加が行えます。

予約制限の設定

予約時に表示される機能の設定を行います。

① 終了時刻自動設定機能：開始時間を入力した時自動的に設定した時間まで終了時刻を選択してくれます。

利用しない
1時間後～5時間後(まで設定が可能です)

② 1人で1日に予約可能な件数の初期値：「０」で1人1日で予約出来る件数に制限はありませんが「1」と入力すると1人1日1件までしか施設予約が行えません。それ以上登録を行うと下記のエラーが表示されます。

③ パターン登録の許可：日毎の施設予約だけではなく毎月、毎週使用する施設については毎週予約、毎月予約を使用し指定した期間の予約を自動的に行います。
パターン登録を許可しますと施設予約に毎週予約、毎月予約のタブが表示されます。

※毎週特定の曜日に施設予約を行いたい場合は

予約期間に毎週予約を行う期間を入力し、時間と曜日を登録すると自動的に期間内に設定した時間と曜日に予約が行われます。

※月予約を行いたい場合は予約期間にて期間の指定を行い、毎月の項目で日設定を行うと予約した期間内で指定した日に自動的に施設予約を行います。

④ 日をまたぐ予約の許可：24時を超える施設予約の可、不可を設定します。この設定を不可にするとパターン登録機能も使用できなくなりますので、毎週予約、毎月予約を使用する場合は許可設定をしてください。

⑤ 一度に複数の施設登録の許可：同一の時間帯に複数の施設登録を許可するのであればチェックをいれます。

複数数の施設登録の許可をいたしますと施設予約時に登録されている施設一覧が表示されますので一度に複数の施設予約が行えます。

複数の施設登録を許可しない場合はプルダウンを使用して使用施設を選択します。

拡張項目の設定

施設予約を行う際に備考以外にユーザーで設定できる拡張項目があります。会議に必要な機材等を登録しておくと便利です。
EXTRA項目は5個まで登録を行う事が可能です。

１．各項目を設定して行きます。

※拡張項目は施設予約の確認時に表示されます。

（１） 項目名：タイトルを入力します。拡張項目の設定を必須ウにする場合は、「必須項目にする」にチェックを入れます。
（２） デフォルト表示：リストに登録されている項目の中で表示したときに一番最初に表示される項目を設定できます。
（３） プルダウン表示：チェックを入れると（４）リストに登録されている項目がプルダウンで選択できるようになります。
チェックを入れない場合は直接入力の項目が表示されます。
（４） リスト：プルダウン表示で表示する項目を入力します入力した項目は「|」（shift＋¥）で区切ります。

※設定した拡張項目を削除する場合は、削除にチェックを入れ［この内容で更新する］を押すと入力した項目が削除されます。

２．項目の入力が完了したら一番下にある［この内容で更新する］を押します。

３．施設予約の確認時に設定した拡張項目が表示されます。

施設予約の一覧

施設一覧を見る

１. 施設一覧基本画面

① 施設を追加する：新規で新しい施設を追加したい時に使用します。追加方法は下記「施設を追加する方法」へ

② 施設データを再構築する：設定した内容が反映されない時に押してください。

③ カテゴリ設定をする：下記「カテゴリを設定する」へ。

④ 登録された施設の一覧が表示されます。

新規に施設を登録する

１．［施設予約］、［システム設定］、［施設の一覧を見る］、［施設を追加する］を押します。

２．基本情報の設定を行います。

① 施設名称：施設の名称を入力します。（※必須項目）

② 施設グループ：［カテゴリ設定をする］で登録したグループを設定してください。

③ カテゴリー：［カテゴリ設定をする］で登録したカテゴリを設定してください。

※グループとカテゴリを設定すると施設の場所、種類、環境に合わせた施設の検索が容易になります。

④ 定員：登録を行う施設の定員を入力します（※必須項目）。

⑤ 管理部門者：登録する施設を管理する部門か担当者を入力します。

⑥ 備考：施設についての備考があれば自由に入力してください。

３．許容情報の設定を行います。

① 予約時間単位：施設予約を行う際に設定できる時間単位を設定します。

5分
15分
30分
1時間
1日

から設定が行えます。

例えば予約時間単位を1時間に設定すると施設予約の時間指定が

1時間単位での予約設定となります。

② 1人で1日に予約可能な件数の初期値：登録する施設の１人で１日に予約できる件数を入力します（※０は制限なし）。

③ 予約可能範囲：登録する施設の予約可能範囲を入力します。

④ 予約可能時間：1回の登録で予約できる時間帯が設定できます。

⑤ 予約許容期間１：登録する施設にいつまでの予約を受け付けるかの設定することができます。

無期限
1日後～30日後まで
1ヶ月～12ヵ月後まで予約出来る期間を設定できます。
予約許容の制限を受けない未適用グループ：予約不可能な期間でも予約出来る権限を付けるグループを選択できます。

⑥ 予約許容期間２：ユーザーが予約出来る期限を設定することができます。

無期限
1日後～30日後まで
1ヶ月～12ヵ月後まで予約出来る期間を設定できます。
予約許容の制限を受けない未適用グループ：予約不可能な期間でも予約出来る権限を付けるグループを選択できます。

⑦ 予約許容期間外メッセージ：予約許容期間１、２で設定した期間外で予約を行った時に表示されるメッセージ（例：総務部に直接お問合せください）。

⑧ 管理グループ回避：「あり」に設定すると管理グループに所属している人は同時間帯に施設予約が入っていても強制的にキャンセル（否決）を行い予約を行う事ができます。

⑨ グループ編集：キャンセル許可：登録者と同じ所属グループに属していれば本登録の予約の編集キャンセルが許可されます。

⑩ 登録通知メール：施設の登録や変更、キャンセルを行った時にメールを送るかどうかの設定が行えます。

４．承認情報の設定を行います。

① 承認機能：施設を予約する際に予約を承認するかの設定を行います。

② 重複許可：ダブルブッキングの許可を行うか設定します。

③ キャンセル待ち：キャンセル待ちを許可するかしないかの設定が行えます。

④ 承認グループ：施設予約が登録された時、予約を承認するグループを設定します。

⑤ 承認グループ回避：承認グループが施設予約を行った時、承認を飛ばし直接予約が出来る設定が行えます。

⑥ キャンセル通知メール：登録者が承認済み予約をキャンセルした場合、承認グループにメール通知を行うかの設定。

５．設定が終了後［この内容で登録する］を押しますと施設が登録されます。

６．施設予約のトップページに登録した施設が表示されますので施設予約が行えます。

承認が必要な施設の追加

１．[施設予約]、[システム設定]、[施設の一覧を見る]、[施設を追加する]を押します。

２．基本情報の設定を行います。各項目の設定方法は新規に施設を登録するを参照してください。

３．許容情報の設定を行います。この施設に予約が登録されると承認者に登録を知らせるメールを送信する事が出来ます。通知メールの初期値を[送信する]に設定を行ってください。この設定を行わなくても承認は行えます。

４．承認情報の設定を行います。承認機能を「要」、承認グループを設定して[この内容で登録する]を押すと承認が必要な施設が作成されます。それ以外の設定は任意で行ってください。

① 承認機能：「要」に設定することで施設を予約する際に管理グループの承認が必要となります。

② 重複許可：同じ時間に重複した予約をする許可を行うか設定します。

③ キャンセル待ち：キャンセル待ちを許可するかしないかの設定が行えます。キャンセル待ち設定を行っても、最終的に管理者が承認を行わないと施設の予約は完了しません。

④ 承認グループ：施設予約が登録された時、予約を承認するグループを設定します。

⑤ 承認グループ回避：施設予約が登録された時、予約を承認するグループを設定します。

⑥ キャンセル通知メール：登録者が承認済み予約をキャンセルした場合、承認グループにメール通知を行うかの設定。

５．登録完了後、施設予約トップページへ戻ると施設名の下に「承認必要」と表示されていれば設定が完了です。

予約の承認を行う

１．他のユーザが承認が必要な施設に予約を行うと、ホーム、施設予約のトップページに表示されます。

２．「仮予約・キャンセル待ち未承認一覧」を押すと現在未承認の予約一覧が表示されます。未処理一覧の中から承認を行う予約の[回答する]を押します。

３．承認を行う施設の詳細が表示されます。ホームから件名を押すといきなりこの画面が表示されます。この予約について承認か、否決かを押します。

４．承認を行うと、その予約は本契約となり施設予約画面にて青色で件名が表示されます。

５．否決を行うとその予約自体はスケジュール画面より消えます。

６．承認後も、再度[施設の承諾][否決予約一覧]画面に移動すると承認・否決を行った予約が表示されるのでいつでも承認、否決を変えることが可能です。

カテゴリ設定とEXTRAフィールドを設定する

カテゴリやグループを設定すると施設の場所や備品の有無、環境などで必要な施設の検索が容易になります。

カテゴリを設定する

１．［カテゴリ設定をする］を押します。

２．グループ名を設定します。グループ名と説明を入力後［この内容で追加する］を押すとグループ一覧に入力したグループ名が追加されます。

３．同様にカテゴリー名も設定可能です。

４．グループとカテゴリーに設定した項目は、施設の追加や変更時に表示される基本情報設定欄の［施設グループ］と［カテゴリー］にて各々設定する事が可能です。

５．設定後は施設予約トップページにある予約状況を確認したいグループ、カテゴリーにて設定した項目を選んでいただくと選択した項目が設定されている施設一覧が表示されます。

※この機能は絞込み機能ではありませんのでどちらか片方の選択した項目を表示いたします。

EXTRA項目を設定する

１． EXTRA項目を設定することにより新規施設登録時にEXTRA項目が表示されます。項目は5つまで設定可能です。

① 項目名：表示される項目名を入力します。

② デフォルト表示：プルダウン表示を使用した時一番最初に表示させる項目を入力します（（４）リスト内に入力した項目名でなければなりません）。

③ プルダウン表示：プルダウン表示をしようする場合はチェックを入れます。

④ リスト：プルダウン表示の時に表示させるリストを入力します。複数入力する場合は「｜」（shift+¥）で項目を区切って入力してください。

⑤ 画像取り込み：画像取り込みを使用すると施設登録時に画像が登録できる項目が表示されます。施設の雰囲気を写真で表示する事が可能です。

２．設定が終了したら[この内容で更新する]を押すと設定完了です。

３．その後、新規施設の登録や、既存の施設の変更画面にて登録した拡張項目が表示されますので設定が行えます。

４．拡張項目は施設予約のトップページに表示されている各施設の詳細を開くと表示されます。

施設予約における時間割管理の方法

複数の学校や団体で一つの会議室や共有スペースの予約管理が可能です。
例えば学校などでコンピュータ室や音楽室などの特別教室を小学部と中学部で共有している場合、中学部と小学部では１時間目１コマの時間帯が異なる為、施設管理が煩雑だったがこの機能を使用すると視覚的に表示される為、予定の調整が行いやすくなっています。