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ワークフロー(システム設定編)

管理者権限を持っている方のみ作業が可能です。
※管理者とは「Administratorグループ」に属するユーザのことを指します。

機能説明

導入作業

ワークフローを使用するにあたり必要な設定を行います。

申請フォームの新規作成

１．ワークフローのトップページより［システム設定］を押します。

２．システム設定画面にて［申請フォーム作成］を押します。

３．申請フォーム作成画面が表示されますので、各種項目を入力していきます。項目を設定後［この内容を確認する］を押します。

①　申請フォーム名：申請書名を入力します。入力したフォーム名は申請書の選択時に表示されます。

②　申請フォーム識別キー：申請番号とは申請書を行なった時に付与される番号で「採番-A-申請年月と番号(5桁)」で構成されています。識別キーはこの「採番」を設定する項目です。

③　申請フォーム説明：申請フォームの説明を入力します。

(以下、申請フォームの追加項目の設定になります。)

④　追加項目１～２０：申請書を作成するのに必要な項目を設定します。最大で２０個まで項目を作成できます。

■必須項目にする：チェックを入れた項目は必ず入力しないと次に進めないようになります。必須項目は入力部分が黄色く表示されます。

■項目タイプ：

●テキストボックス：短い文章を入力することができます。項目タイプを「テキストボックス」に設定し「項目名」を入力することで設定が行なえます。

●テキストエリア：テキストボックスで入力しきれない内容を入力する場合に使用してください。

●テキストエリア：テキストボックスで入力しきれない内容を入力する場合に使用してください。

●ラジオボタン：表示されている項目の中から１つを選択する事が出来ます。設定方法は項目タイプと項目名を入力後、選択値リストに表示させる項目名を「|」（shift＋¥）で区切ります。選択値リストへの項目入力は必須です。

●セレクトボックス：プルダウンに表示されている項目の中から１つを選択する事が出来ます。設定方法は項目タイプと項目名を入力後、選択値リストに表示させる項目名を「|」（shift＋¥）で区切ります選択値リストへの項目入力は必須です。

⑤　固定稟議終了後処理ユーザ：稟議決裁後に決裁情報をメールで伝えるユーザーを選択してください。
なお、申請書のタイプで「汎用」を選択した場合に、稟議終了後の処理ユーザーを選択する場合は、こちらで選択してください。

⑥　申請フォームを確認する：作成した項目を実際のフォームにて確認をする事が出来ます。

• ※あくまで確認のみですので、実際に入力する事は出来ません。

４．確認の為のフォーム画面が表示されます。修正・編集がなければ［この内容を登録する］を押すと申請書の作成が完了します。

５．フォームの新規作成が完了いたしました。自動的にシステム設定画面に戻りますので、作成した申請書が登録されているのを確認してください。

申請フォームのカテゴリ設定

申請書の検索項目となるカテゴリを設定します。

１．ワークフローのシステム設定画面にて［申請フォームのカテゴリ設定］を押します。

２．カテゴリ設定画面が表示されます。カテゴリ名に作成するカテゴリの名前を入力し、［この内容を登録する］を押します。

３．カテゴリの作成が完了しました。作成されたカテゴリは決裁ルートの設定や、申請書の検索に使用します。

決裁ルートの新規作成

申請フォーム毎に承認を行なうユーザを設定します。

１．ワークフローのトップページより［システム設定］を押します。

２．新規決裁ルートを作成する為［決裁ルート作成］を押します。

３．決裁ルート設定画面が表示されるので各種設定を行います。

①　申請フォームの種類：作成する決裁ルートに使用する申請書のフォームを選択します。

• ［指定の申請フォーム］：自身で作成した申請フォームを使用する場合に選択します。
• 勤怠申請フォーム：テンプレートを使用した勤怠の申請書を使用する場合に選択します。
• 小口精算フォーム：テンプレートを使用した小口精算の申請書を使用する場合に選択します。
• 出張旅費申請：テンプレートを使用した出張旅費の申請書を使用する場合に選択します。
• その他申請フォーム：テンプレートを使用したシンプルな申請書を使用する場合に選択します。

②　指定の申請フォーム：①で［指定の申請フォーム］を指定した時に使用します。自身で作成したフォームのリストが表示されますので作成するルートに使用する申請書を選択します。

③　カテゴリ：［申請フォームのカテゴリ設定］にて作成したカテゴリで、この決裁ルートに使用するカテゴリを選択します。選択されたカテゴリは申請書の検索に使用されます。

④　決裁ルートの名称：決裁ルートの名称を入力します。入力した決裁ルート名称はワークフロー申請時に表示されます。

⑤　決裁ルートの詳細：この決裁ルートを使用する時の詳細を入力します。

⑥　決裁ルート：申請された申請書を決裁するユーザを選択します。追加されたユーザ順に「最終決裁者」「１次決裁者」「２次決裁者」となっていきます。
ユーザの追加後、決裁順の変更は上下矢印を使用する事で順番を変更する事ができます。

４．引き続き決裁ルートの設定を行います。設定終了後［この内容を登録する］を押します。

①　決裁後処理ユーザ：この決裁ルートを使用した稟議の決裁が終了後、処理終了を通知するユーザを選択します。複数のユーザを選択する時はCtrlキーを押した状態でユーザ名を押すと複数選択する事ができます。

②　閲覧可能なユーザ：この決裁ルートにおいて、決裁の進捗状況を確認する事が出来るユーザを選択します。

③　決裁フロー利用グループ：この決裁フローを使用するグループを選択してください。【全グループ】以外のグループを設定すると、対象グループにのみ申請書が表示されます。

④　通知メール送信：申請書の状況により、決裁ルートに設定されているユーザに通知メールを送信するかの設定を行う事ができます。

• 稟議の新規作成・編集・削除時のメール送信先：このルートを使用した稟議が申請された時、申請した稟議が編集、削除が行なわれた時に通知メールが送信されるようにします。
• 稟議ルート中での承認、否決、保留時のメール送信先：このルートを使用した稟議が、各決裁者にて承認、否決、保留と決裁を行った時に通知メールを送信します。
• 最終決裁時のメール送信先：このルートを使用した稟議が終了したときに通知メールを送信する宛先を、「全ての承認ユーザ」「登録者」として選択する事ができます。
• コメント返信時のメール送信先：このルートを使用した決裁者が理由により申請者に返答を求める保留処理を行った時、申請者が回答したときに、そのコメントを保留した決裁者のみに回答の通知を行なうか選択する事ができます。

５．決裁ルートの作成が完了しました。自動的にシステム設定画面に戻りますので作成された申請書が表示されているのを確認してください。

以上にて導入の為の初期設定が完了です。この設定後申請を行う事が可能です。

各種フォーム

●テンプレートを使用せず１からフォームを作成する場合は［申請フォームの新規作成］を参照してください。

出張精算申請フォーム

●出張旅費精算テンプレートに項目を追加する事が出来ます。追加した項目は共通テンプレートとして保存されます。

１．システム設定画面にて［※出張精算申請フォーム［共通］］を押します。

• ※出張精算、小口精算のテンプレートが表示されるには、新規フォームを登録する事が必須です。

２．出張精算フォームが表示されますので、フォーム名、追加項目を設定します。灰色で表示されている部分は修正する事が出来ません。項目の編集が終了したら［この内容を更新する］を押します。

①　申請フォーム名：申請書名を入力します。入力したフォーム名は申請書の選択時に表示されます。

②　申請フォーム識別キー：申請番号とは申請書を行なった時に付与される番号で「採番-A-申請年月と番号(5桁)」で構成されています。識別キーはこの「採番」を設定する項目です。

③　申請フォーム説明：申請フォームの説明を入力します。

④　追加項目１～５：申請書を作成するのに必要な項目を設定します。最大で５個まで項目を作成できます。追加項目の設定は［申請フォーム追加項目の設定］を参照してください。

３．追加したフォーム等に問題なければ［この内容を更新する］を押すとフォームの変更が更新されます。

４．変更後は自動的にシステム設定の画面に戻ります。

小口精算申請フォーム

●小口精算申請テンプレートに項目を追加する事が出来ます。追加した項目は共通テンプレートとして保存されます。

１．システム設定画面にて［※小口精算申請フォーム［共通］］を押します。

• ※出張精算、小口精算のテンプレートが表示されるには、新規フォームを登録する事が必須です。

２．小口精算フォームが表示されますので、フォーム名、追加項目を設定します。灰色で表示されている部分は修正する事が出来ません。項目の編集が終了したら［この内容を更新する］を押します。

①　申請フォーム名：申請書名を入力します。入力したフォーム名は申請書の選択時に表示されます。

②　申請フォーム識別キー：申請番号とは申請書を行なった時に付与される番号で「採番-A-申請年月と番号(5桁)」で構成されています。識別キーはこの「採番」を設定する項目です。

③　申請フォーム説明：申請フォームの説明を入力します。

④　追加項目１～５：申請書を作成するのに必要な項目を設定します。最大で５個まで項目を作成できます。追加項目の設定は［申請フォーム追加項目の設定］を参照してください。

３．追加したフォーム等に問題なければ［この内容を更新する］を押すとフォームの変更が更新されます。

４．変更後は自動的にシステム設定画面に戻ります。

各種設定

勘定科目設定

●小口精算フォームにて使用する「科目コード」の設定を行います。

１．システム設定画面にて［勘定科目設定］を押します。

２．科目コード作成画面が表示されます。必要事項を入力し［この内容で登録する］を押すと科目が作成されます。

①　科目コード：勘定科目を管理する為のコードを入力します。（必須項目）

②　科目名：勘定科目名を入力します。（必須項目）

③　使用例)：この勘定項目を使用する例を入力します。

④　科目に含まれる費用の性質：作成する勘定科目の目的を入力します。

⑤　並び順：登録した科目の並び順を数字で入力します。数字が小さい科目ほど上位に表示されます。

３．科目の作成が完了しました。さらに科目を追加したい場合は［小口現金払出伝票フォームを追加する］を押すと、科目コード入力フォームが表示されます。

●作成した科目コードは小口申請フォームに表示されます。

申請管理者設定

●ワークフローの管理者グループの設定や汎用申請を使用するかの設定を行う事ができます。

１．システム設定の画面にて［申請管理者設定］を押します。

２．管理者グループ等の設定画面が表示されますので、設定後［この内容に変更する］を押すと完了です。

①　管理者グループ：申請された全てのワークフローの処理状況を確認する事が出来るグループを設定する事ができます。

②　汎用申請：汎用申請を利用するにチェックを入れると、テンプレートを使用しないフォームにて申請ルートを自由に設定できる汎用申請が表示されます。